Acest articol va consolida cunostintele deja avute (de majoritatea specialistilor in comunicare si PR) despre modul in care se redacteaza un comunicat de presa si va sta la baza articolelor viitoare cu privire la adaptarea comunicatelor de presa la un mediu modern si rapid schimbator. Voi incerca sa ma distantez de teorie si sa prezint elementele comunicatului de presa intr-o maniera aplicabila/practica.
I. Titlul comunicatului de presa
Experienta ne spune ca un titlu lung si descriptiv va duce la esec in preluarea continutului de catre media. Asadar, comunicatul trebuie sa fie relativ scurt si sa pastreze o doza de mister, pe care media sa o descopere citind continutul comunicatului de presa. In alte cuvinte, “catchy” este atributul care ar descrie titlul. Va rog sa comparati exemplele de mai jos si sa decideti, de exemplu, care din mailuri cu titlurile de mai jos ati pastra in inbox pentru citire si pe care le veti sterge fara sa clipiti si sa va intrebati ce continut are comunicatul de presa. Pentru efectul dramatic, fondul a fost exagerat:
- Noul studiu al companiei XYZ a aratat ca 87,345% din populatia Romaniei consuma fructele si legumele din Africa de Sud, Nigeria, Nepal, Bhutan, Madagascar, Chile si Philippine
Sau
2. Doar 2 romani din 10 consuma legume si fructe produse in Romania. Ceilalti 8 prefera marfa de import
Eu aleg varianta a doua si sper ca asa veti face si Dvs. De ce?
Exemplu 1 contine o multitudine de informatii pe care multi deja le-au uitat parcurgand cuvintele acestui paragraf! Numele companiei care a efectuat studiul – nu este in interesul meu pentru ca este doar un mijloc, nu si rezultatul. Procentul – este o cifra pe care majoritatea nu o vizualizeaza. Iar sirul de tari de unde provin fructele si legumele de import este mult prea lung.
Exemplu 2 contine doua informatii importante care imi prezinta un fapt real. Prima informatie este ca numai doi romani consuma produse “Made in Romania”, iar a doua imi prezinta ce preferinte au celelalte 8 persoane. Odata vizualizate aceste informatii, incep sa apara si intrebarile legate de:
– De unde provin produsele romanesti
– De unde provin produsele de import
– De ce produsele romanesti nu se cumpara
In aceste conditii, sansele ca un comunicat de presa sa fie citit sunt mai mari. Consolidam afirmatia:
- titlul are o vizualizare a informatiei,
- titlul nu se uita usor,
- titlul trezeste curiozitatea de a citi si continutul comunicatului de presa
II. Primul paragraf sau rezumatul comunicatului de presa
Acum ca ati captat atentia prin titlul comunicatului de presa, veti avea nevoie de inspiratie pentru a rezuma intr-un paragraf, 2-3 propozitii maximum, continutul mesajului Dvs. Dupa titlu, aceasta parte este cea mai dificila, pentru ca, in cateva cuvinte, trebuie sa concentreze ceea ce veti descrie in al doilea paragraf, in descrierea/prezentarea continutului pe larg. Ca un sfat, analizati mesajul pe care vreti sa-l trimiteti catre media si, implicit, publicului vostru, iar rezultatul ar trebui sa sublinieze 3 componente importante:
- Introducere – prezentare a scopului mesajului
- Descriere – cea mai importanta idee a intregului mesaj trebuie sa se regaseasca aici, din acelasi motiv – pentru a trezi curiozitatea de a citi descrierea pe larg din cel de-al doilea paragraf
- Concluzie – element care va incheia rezumatul mesajului, dar care va deschide apetitul cititorilor de a parcurge si detaliile descrise de Dvs.
Din motive obiective si din experienta de a trimite nenumarate comunicate de presa catre media si publicul tinta am decis prezentarea constructiei prin asimilarea primului paragraf cu headline. De fapt, in cele mai multe cazuri acest prim paragraf joaca si rolul de headline pentru a nu enerva prea tare media. Cand arati si apropii o bomboana unui copil, de obicei, o faci pentru a negocia ceva. Daca apropierea bomboanei se deruleaza intr-un timp mult prea indelungat, copilul, inevitabil, va incepe sa planga, iar negocierea se va duce de rapa. In aceeasi situatie este si media – daca au fost captati de titlu si au deschis comunicatul de presa pe care l-ati trimis, 2 rezumate (headline si primul paragraf) s-ar putea sa-i scoata din pepeni. In acest sens, se prefera scrierea unui rezumat, fie in forma de headline, fie in forma primului paragraf. Pe scurt, headline, este acelasi mesaj rezumativ precum primul paragraf, de cele mai multe ori compus dintr-o singura propozitie. Utilizarea acestuia in locul primului paragraf depinde de spiritul artistic al fiecaruia de a compila/concentra informatia. In cazul in care sunteti convinsi ca ati reusit sa inglobati intr-o propozitie detaliile comunicatului de presa, atunci utilizati-l cu incredere. Insa, chiar daca pentru o secunda aveti indoieli, mascati headline-ul sub forma paragrafului rezumativ. Dupa cum am precizat mai sus, aici este vorba de stilul fiecaruia de a redacta un text. Orice exemplu ati alege, nu uitati ca informatiile trebuie prezentate in cascada: de la informatii comprimate si cuprinzatoare la informatii detaliate.
Titlul textului:
Doar 2 romani din 10 consuma fructe si legume produse in Romania. Ceilalti 8 prefera marfa de import
Headline
Studiul privind consumul de fructe si legume in Romania dezvaluie o stare de fapt – romanii nu au bani sa plateasca pentru marfa produsa in Romania
Sau
Paragraf de rezumat
Compania XYZ a prezentat rezultatele studiului privind consumul de fructe si legume in Romania. Produsele romanesti sunt prea scumpe pentru romani, care prefera sa plateasca de 1.5 ori mai putin pentru produsele din afara tarii.
III. Corpul textului sau comunicatul de presa prezentat in detaliu
Pentru unii, aceasta parte este cea mai grea, iar pentru altii este o eliberare, pentru ca, in sfarsit, pot sa descrie pe larg ceea ce au comprimat mai sus. In aceasta parte a textului raspundeti la intrebarile: Cine? Ce? De ce? Unde? Cand? Cum?
Raspundeti clar si specific la intrebarile de mai sus. In conditiile in care nu aveti raspuns la aceste intrebari, comunicatul de presa va fi incomplet. Iarasi, vom exagera cu exemplu, pentru o nota de dramatism cotidian:
In perioada ZZ/LL/AAAA – ZZ/LL/AAAA compania XYZ a efectuat un studiu cu privire la consumul de fructe si legume in Romania, comandat la cererea Ministerului X. Rezultatele studiului au aratat ca 87,345% dintre romani consuma fructele si legumele din Africa de Sud, Nigeria, Nepal, Bhutan, Madagascar, Chile si Philippine. Preferinta romanilor pentru a cumpara fructe si legume de import are la baza pretul accesibil, fiind de 3 ori mai mic decat fructele si legumele produse in Romania.
12.655% din romani care consuma fructe si legume produse in Romania spun ca, desi marfa romaneasca este mai scumpa, cu siguranta gustul produselor romanesti pare mai “natural” decat a produselor de import.
La intrebarea daca romanii considera o problema de sanatate consumul de fructe si legume modificate genetic – 50% au raspuns NU, 40% au raspuns NU STIU/NU II INTERESEAZA, iar 10% au raspuns DA – consumul produselor modificate genetic este o problema pentru sanatatea lor.
Studiul a fost efectuat pe un esantion de 2003 persoane cu varsta cuprinsa intre 20-45 de ani, din mediul rural.
IV. Informatii de contact
Este obligatoriu ca orice comunicat de presa sa includa si informatiile de contact ale companiei si ale reprezentantului companiei aflat in directa relatie cu media. Acest lucru serveste la facilitarea informatiilor pe care media le poate solicita suplimentar.
Informatii de contact:
Nume, prenume, functia
Numele companiei
Telefon, mail + social buttons (Facebook, Twitter, LinkedIn)
V. Boilerplate
Boilerplate sau descrierea companiei este o ultima informatie obligatorie in comunicatul de presa. Chiar daca pare redundant si compania este cunoscuta pe piata, boilerplate-ul este o descriere oficiala pe care media o poate prelua direct din comunicat si sa o plaseze in revista/ziarul sau, fara a mai cere o descriere de la companie. Boilerplate are ca scop facilitarea informatiei catre mass media. In prezent, pe langa optimizarea continutului in online, Boilerplate este si el optimizat SEO pentru a contribui la o pozitie buna in motoarele de cautari ale companiei.
VI. Se recomanda sa se adauge data si logo in comunicatul de presa. In prezent, data este inserata in diverse locuri ale comunicatului de presa. De exemplu, aceasta poate face parte din header-ul sau footer-ul documentului (pdf sau doc), impreuna cu logo-ul companiei. In alte cazuri, data este inserata in continutul comunicatului sub forma:
“18 mai 2012, Bucuresti, Romania – Compania XYZ a prezentat rezultatele studiului privind consumul de fructe si legume in Romania. Produsele romanesti sunt prea scumpe pentru romani, acestia prefera sa plateasca de 1.5 ori mai putin pentru produsele din afara tarii”
VII. Rezultatul final
Doar 2 romani din 10 consuma legume si fructe produse in Romania. Ceilalti 8 prefera marfa de import
Studiul privind consumul de fructe si legume in Romania dezvaluie o stare de fapt – romanii nu au bani sa plateasca pentru marfa produsa in Romania
18 mai 2012, Bucuresti, Romania – Compania XYZ a prezentat rezultatele studiului privind consumul de fructe si legume in Romania. Produsele romanesti sunt prea scumpe pentru romani, acestia prefera sa plateasca de 1.5 ori mai putin pentru produsele din afara tarii.
In perioada ZZ/LL/AAAA – ZZ/LL/AAAA compania XYZ a efectuat un studiu cu privire la consumul de fructe si legume in Romania, comandat la cererea Ministerului X. Rezultatele studiului au aratat ca 87,345% dintre romani consuma fructele si legumele din Africa de Sud, Nigeria, Nepal, Bhutan, Madagascar, Chile si Philippine. Preferinta romanilor pentru a cumpara fructe si legume de import are la baza pretul accesibil, fiind de 3 ori mai mic decat fructele si legumele produse in Romania.
12.655% din romani care consuma fructe si legume produse in Romania spun ca, desi marfa romaneasca este mai scumpa, cu siguranta gustul produselor romanesti pare mai “natural” decat a produselor de import.
La intrebarea daca romanii considera o problema de sanatate consumul de fructe si legume modificate genetic – 50% au raspuns NU, 40% au raspuns NU STIU/NU II INTERESEAZA, iar 10% au raspuns DA – consumul produselor modificate genetic este o problema pentru sanatatea lor.
Studiul a fost efectuat pe un esantion de 2003 persoane cu varsta cuprinsa intre 20-45 de ani, din mediul rural.
Rezultatele complete ale studiului le puteti gasi la adresa www.site.com
Informatii de contact:
Nume, prenume, functia
Numele companiei
Telefon, mail + social buttons (Facebook, Twitter, LinkedIn)
Despre compania XYZ